ÇAT KAYMAKAMLIĞI
 
YETKİ DEVRİ VE İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
 
 
BİRİNCİ BÖLÜM
 
GENEL ESASLAR
 
A)AMAÇ:
 
Bu Yönerge ile Çat Kaymakamlığı'na 5442 sayılı İl idaresi Kanunu ve diğer Kanunlarla verilen görev ve yetkilerin kullanılmasını "Kaymakam" veya "Kaymakam adına" belirli bir iş bölümü halinde yerine getirmek, belli ilke ve usullere bağlamak, alt kademelere yetki devrederek sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara düşünme, politika belirlemek için zaman kazandırmak, imza yetkilerini belirlemek; hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışı, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesini, daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesini sağlamak amaçlanmıştır.
 
 
B)KAPSAM:
 
5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer mevzuat hükümleri uyarınca, Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütülmekte olan daire, kurum ve kuruluşların yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerde Kaymakam adına imza yetkisi kullanma şekil ve şartlarını kapsar.
 
C) YASAL DAYANAK:
 
l. Türkiye Cumhuriyeti Anayasası
2. 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu,
3. 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun,
4. 3l52 Sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat Görevleri Hakkında Kanun,
5. 307l Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
6. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
7. 6360 Sayılı Ondört İl’de Büyükşehir Belediyesi  ve Yirmiyedi İlçe Kurulması İle Bazı
Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun
8. Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
9. 02 Aralık 2004tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Resmi
Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik,
10. 31.01.2009 tarihli ve 27305 Sayılı Resmi Gazetede yayım|anan Kamu
Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik.
11. 27.06.2016 tarih ve 8546 Sayılı “Erzurum Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi” hükümlerine dayanılarak çıkarılmıştır.
 
 
 
 
 
 
D)TANIMLAR:
 
Bu yönergede yer alan deyimlerden;
 
1-Valilik: Erzurum Valiliğini
2-Vali: Erzurum  Valisini
3-Kaymakamlık: Çat  Kaymakamlığını
  1. Kaymakam: Çat  Kaymakamını
  2. Birim: Bakanlıkların Çat  İlçesindeki kuruluşlarını.
  3. Birim Amirleri: Bakanlıkların veya ilgili Genel Müdürlüklerin İlçe Mülki İdare Bölümü içindeki kuruluşlarının başında bulunan, yazışmalarını 5442 Sayılı Kanuna göre kaymakamlık aracılığı ile yapan genel, yerel ve özel idare teşkilatlarının başlarında bulunan seçilmiş ve atanmış  amirlerini,(Komutan, Daire Müdürü, Şef vb.) ifade eder.
  4. Yazı İşleri Müdürlüğü: Çat Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü
  5. Yazı İşleri Müdürü: Çat Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürünü
 
 
E) İ L K ELER VE YÖNTEMLER:
 
  1. GENEL ESASLAR
 
  1. İlçe'de Kamu idaresinin hızlı, etkin, kararlı ve şeffaf çalışması esastır.
  2. Tüm Kamu görevlileri mevzuatın kendilerine vermiş olduğu yetki ve sorumluluklarını halka en iyi ve en güzel hizmeti vermek için çekinmeden kararlılıkla yerine getirmek durumundadırlar.
  3. Kamu hizmeti verilirken vatandaşlara uygun bir şekilde konu ile ilgili bilgi verilmek suretiyle yapılan işlemlerle ilgili olarak şeffaflığın sağlanması hedef alınmalıdır.
  4. Kamu görevlilerine mevzuatın verdiği yetki etkin ve kararlı bir şekilde uygulanacak, Kanun hakimiyeti açık ve net bir şekilde ortaya konacaktır. Kamu hizmeti; tüm vatandaşlarımıza hiçbir şekilde ırk, cinsiyet, inanç, felsefi düşünce veya siyasi kanaat farkı gözetmeksizin eşit ve ayrıcalıksız verilecektir.
  5. Çalışma ofislerinde mesai saatleri içerisinde ziyaretçi bulundurulmayacak, gerekiyorsa zaman israfı ve verimlilik düşüklüğüne yol açmamak kaydıyla ziyaretçi odaları düzenlenebilecektir.
  6. Kamu görevlileri;konuları ile ilgili olarak problemleri ve sıkıntıları ifade ederken, bu konularla ilgili çözüm önerilerini ve düşüncelerini de açık ve net bir şekilde ortaya koyacaklardır.
  7. Kamuya ait binalarda tütün mamullerinin kullanılmasına kesinlikle izin verilmeyecek,masa ve sehpa üzerinde küllük vb. eşyalar bulundurulmayacaktır.
  8. İlçemizde görev yapmakta olan birim amirleri başta olmak üzere tüm personelin telefonu 24 saat açık bulundurulacak, iletişimde aksaklığa sebebiyet verilmeyecektir.
  9. Kamu görevlileri kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve dürüst bir şekilde yürütecek; görevlerini yerine getirirken ve takdir yetkilerini kullanırken mesleki etik ilke ve standartlara bağlı kalacaklardır.
  10. Kamu hizmet birimlerinin temiz ve tertipli olması, evrak kayıt ve diğer işlemlerin düzenli yürütülmesi sağlanmalıdır. Kamu görevlileri; görevlerini yerine getirirken iş sahiplerine karşı nazik olmalı, yapılan işlemle ilgili bilgilendirme yapmak suretiyle vatandaşları bir ölçüde yönetime katarak, bu şekilde hizmetin yürütümüne halkın katkısını azami ölçüde artırmanın yollarını temin etmelidir.
 
b)İLKELER:
 
1) Bu Yönerge ile kendisine yetki devredilen makam, devredilen bu yetkiyi, Kaymakam‘ın onayı olmadıkça devredemez.
2) İmza yetkisinin devrinde, Kaymakam’ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir ve gerektiğinde bu yetkiyi geri alabilir.
3) Kaymakamlık Makamı'ndan alınacak onayla imza yetkilerinin devrinde ilave ve çıkarmalar yapılabilir.
4) Yetkilerin sorumluluk içerisinde, dengeli, eksiksiz ve doğru bir şekilde kullanılması esastır.
5)Kaymakam, İlçe'nin tümüyle; Birim Amirleri, kendi birimleri ile ilgili olarak "Bilme Hakkını" kullanırlar. İdari hiyerarşi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı olarak bilgi sahibi edilir.
6)Yazıların ait olduğu birimlerde hazırlanması, yazılması ve yayımlanması asıldır.
7) İmzaya sunulacak her yazıda konu ile ilgili bilgiler, sıralı ekleri ve evveliyatı imza dosyasında bulunur.
8) Havale evrakında ve yazıda "görüşelim" notu bulunan ya da not kâğıdı iliştirilen yazılar, birim amirleri veya ilgili görevliler tarafından en kısa zamanda ikaza mahal bırakılmadan gerekli hazırlıklar yapılarak, Kaymakama arz ederler.
9) Bu Yönerge ile kendilerine yetki devredilenler, yetkilerini aşan bir tarzda diğer birimlerle yazışma yaptığı takdirde ilgili birim yazıyı| hiçbir işlem yapmadan iade eder.
10) Acil durumlarda, bir mukteza gerektirmeyen, tayin terfi içermeyen mutat yazışmalarda, yetki devredilen kişinin bulunmaması durumunda bu kişiye ait imza yetkisinin kimin tarafından kullanılacağı Birim Amirlerince belirlenir.
11) Her Birim Amiri, göreve ilişkin konularda bilinmesi gereken hususları zamanında üst makamlara bildirmekle yükümlüdür.
12) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
13) Devredilen yetkiye dayanılarak yapılan herhangi bir işlemin geri alınması, değiştirilmesi veya iptali, işlemi yapan birim veya Kaymakam tarafından yeni bir işlemle yapılır.
14) Devredilen yetkiler kullanılırken hitap edilen makamın seviyesi, konunun kapsam ve önemi göz önünde tutulur.
15) Her Birim Amiri, astlarına ancak kanun, tüzük ve yönetmeliklerle kendisine resen verilmiş yetkileri devredebilir. Kurum içinde yapılan yetki devri hakkında zamanında Kaymakamlığa bilgi verilmesi zorunludur.
16) İlçedeki birimlerin Valilik ile olan yazışmalarının Kaymakamlıklar aracılığı ile yapılması esastır.
17) Onaylar, hukuksal dayanaklı olarak oluşturulacak; hukuksal dayanağı bulunmayan, hiçbir onay teklif edilmeyecektir. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuatın açıkça belirtilmesi esastır. u'..... Kanunu'nun ........maddesi" ve .............Yönetmeliği'nin. ...maddesi" vb. buna uygun olmayan yazılar ilgililerince imzalanmaz,
18) Kaymakam tarafından imzalanacak yazılarda; önemli bir tasarruf veya teklif içerenler gerekli bilgiler ile birlikte makama bizzat Kurum Amirleri tarafından sunulur.
19) İlçe merkezindeki Birimler ancak, teknik konularda kendi aralarında doğrudan yazışma yapabilirler.
20) Birden fazla Birimi ilgilendiren veya diğer bir kuruluşun bilgisi olması ya da görüşünün alınması gereken konulardaki yazışmalarda, ilgili diğer kuruluşun görüşünün bulunması zorunludur.
21) Birimler tarafından imza için Kaymakamlık Makamı'na sunulacak yazılar Özel Kalem’e teslim edilir. İmza için beklenilmeyip yazılar imzadan çıktıktan sonra bırakıldığı yerden alınır. Kamu Kurumları yazıları özel şahıslara teslim edip onların eliyle takip edemezler.
22) Mevzuatta öngörülen, yapılması zaruri toplantılar, Kaymakam başkanlığında yapılır. Toplantılara ilgili Birim Amirlerinin katılımı zorunlu olup, olağanüstü bir durum bulunmadıkça yerlerine başka personel görevlendirilmez. Toplantı gündemi toplantıdan en az 24 saat önce Kaymakam'a bildirilir.
23) Kamu kurumları düzenleyecekleri organizasyonlar ile ilgili Kaymakamdan onay alacaklardır. Gerekli onay alınmadan Kaymakam adına hiçbir organizasyon yapılmayacak, davetiye, program ve etkinlik vb. hazırlanmayacaktır.
24) Kamu personelinin izin onaylarında; İzin Takip Formu, araçların sevklerinde ise Araç Takip Formu kullanılır, izin ve araç sevk onaylarında bu formlar evrakla birlikte getirilir. Bu formlar daire amirlerince bizzat kontrol edilir.
25) Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi, Kaymakamlık internet sitesinde yayımlanır.
26) Birim Amirleri; izinleri ile vekalet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları bizzat kendileri Kaymakam imzasına sunacaklardır.
27) "Koruyucu Güvenlik Yönergesi" hassasiyetle tatbik edilecek, personel, bina ve belge güvenliği sağlanacaktır.
28) Kamu Kurum ve Kuruluşları; Kamuoyuyla paylaşılmasında yarar gördükleri çalışmalarını ve duyurularını, Kaymakamlığın onayına sunarak basın yayın kuruluşlarına verebilirler.
29) Yargıya intikal etmiş konularda veya yargının görev alanına giren konularda idari birimlerce kesinlikle yazılı veya sözlü açıklama yapılmayacaktır.
 
F) SORUMLULUK
 
1) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve Yönerge'ye uyguluğun sağlanmasından Birim Amirleri sorumludur.
2) Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmesinden ilgili Birim Amirleri ve tüm ilgililer sorumludur.
3) Birimlerden çıkan tüm yazılardan birinci derecede Birim Amirleri ve sonra yazıda parafı olan ilgililer sorumludur.
4) Birim Amirleri, birimlerine havale edilen, işlem gören ve çıkan tüm yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden sorumludur. Özellikle mahkeme yazılarına ve icra müdürlüklerinden gelen yazı|ara kanuni süresinde cevap verilmesinden birim amirleri bizzat sorumludur.
5)Birimlerine intikal eden resmi yazı ve belgelerin muhafazası ve korunması ile tabi olduğu prosedürün ikmaline ilişkin tedbirlerin alınmasından Birim Amirleri yetkili ve sorumludur.
6)Tekit yazılan, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilen Birimlerde Birim Amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulur.
7)Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu durumlarda vekili konumundaki görevli imza yetkisini kullanır, yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletir.
 
G) UYGULAMA ESASLARI:
 
a) Vatandaşlarım|z, Anayasamızın 74.maddesi, 307l sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyannca, kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahiptirler. Bu nedenle, vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikayetlerine "Kaymakamlık Makamı" tüm birimleriyle (WEB ortamı dahil) daima açıktır.
b) Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak vatandaşlarımızın, idari iş ve işlemlerini daha kısa sürede, zaman ve kaynak israfına yol açmadan neticelendirmelerine imkan sağlamak bakımından, vatandaşlarımız kamu kurum ve kuruluşlarındaki iş ve işlemlerini takipleri sırasında, içerik olarak şikayet ve icrai nitelik taşımayan tüm rutin dilekçe ve müracaatlarını doğrudan ilgili kuruma yapabilecek ve vatandaşlar Kaymakamlık dahil hiçbir yere gönderilmeyip dilekçe ve müracaatları doğrudan kabul edilerek işlemlere derhal başlanacaktır. Cevaplar Kurum Amiri'nin imzası ile verilecektir.
c. Dilekçelerin yasal süre içerisinde gereği yapılacak ve başvuru sahibi vatandaşlara sonuç yazılı olarak bildirilecektir. Ancak, bunlar dışında tasarrufa müteallik konular ya da şikayet ve soruşturma istemlerine ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
d. Dilekçeler, İlçe Yazı İşleri Müdürü veya Kaymakam'ın yetkili kıldığı diğer görevliler tarafından ilgili kuruluşlara havale edilecektir.
e. Kendisine başvurulan Birim Amiri, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında gösterirse, dilekçe ilgili Kaymakam'a sunulacak ve verilecek direktife göre gereği yapılacaktır.
f. Doğrudan Birim Amirlerine gelen dilekçeler, ilgili kurumca tutulan “Dilekçe Kayıt Defteri"ne veya elektronik ortama işlenecek, buna ilişkin rakamlar üç ayda bir düzenlenecek raporlarla birim amirlerince gelen dilekçeler ve yapılan işlemlerle ilgili Kaymakamlık Makamına sunulacaktır.
g) Doğrudan "Kaymakamlık Makamına" yapılan yazılı başvurular, bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde; İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü'nde kaydı yapılıp ilgili kuruluşun adı dilekçe üzerine yazılmak suretiyle dilekçenin ilgili daireye gitmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonuç, dilekçe sahibine yukarıda yazılı esaslar dairesinde yazılı olarak bildirilecektir.
h) İçişleri Bakanlığı tarafından uygulamaya konulan e-içişleri kapsamında Kaymakamlığa gelen tüm yazı ve dilekçelerin bilgisayar ortamında da kaydı yapılacak olup e-içişlerinin yürütümünden İlçe Yazı İşleri Müdürü sorumludur.
i)Başvurularla ilgili tereddüt edilen hususlar ilgili Kaymakamlık tarafından çözülecektir.
 
H) YAZIŞMA USULÜ:
 
a) Birim Amirlerince hazırlanan ve bizzat Kaymakam'ın imzası ile gönderilecek, özellik arz eden ve Kaymakamlık Makamı'nın takdirini gerektiren yazılar, yazılmadan önce Kaymakamlık Makamı ile istişare edilip mutabakat sağlandıktan sonra hazırlanacak ve imzalanmak üzere Kaymakamlık Makamı'na sunulacaktır.
b) Kaymakam adına imza yetkisi verilen birim amirlerince imzalanıp gönderilecek tüm yazılarda; 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" ile 08.06.201l tarihli Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" esasları aynen ve mutlaka uygulanacak, bu kurallara uygun olmayan yazılar iade edilecektir.
c) Yazışmalarda yukarıda da belirtildiği gibi standardizasyona ve imla hatası yapılmamaya özen gösterilecektir. Bunun için de; Kaymakam tarafından imzalanacak yan|arda ismin altında "Kaymakam", Kaymakam adına, yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılarda, ad ve soyadı ile unvanı arasına "Kaymakam a."İbaresi konulacak, yetkilinin adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılıp unvanı ortalanacaktır.
Aynı görev unvanını ifade ettiği halde Müdür Muavini, Müdür Yardımcısı şeklinde farklı kullanılan ifadeler yerine, Müdür Yardımcısı Unvanı kullanılacaktır.
Onaylarda "Olur", "Uygundur", "Muvafıktır" gibi değişik ifadeler yerine, her onay için "OLUR' deyimi kullanılacak ve imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır.
"Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği"nin 20 inci maddesi gereğince; yazı, yazıyı hazırlayan ve Kurum tarafından belirlenen en fazla 5 (beş) görevli tarafından paraf edilecektir.
Yazıların sonuç bölümünde yer alan "Saygılarımla arz ederim" vb. ifadelerin yerine sadece "Bilgi ve gereğini arz ederim", “Bilgilerinize arz ederim”, “Gereğini arz ederim” deyimleri kullanılacaktır.
Yazıların Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması esastır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazır|anan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.
d) Yazışmalarda günlü ve süreli evraklar titizlikle takip edilecek; bu konuda meydana gelecek aksamalardan bizzat Birim Amiri sorumlu olacaktır.
 
İKİNCİ BÖLÜM
 
YETKİ SINIRLARI
 
 
  1. İMZA İÇİN KAYMAKAMLIĞA SUNULACAK YAZILARIN SUNULMASINDA USÛL:
 
Yazıların imza için Kaymakamlık Makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur.
 
1-Birimlerce imza için Kaymakama sunulacak yazılar Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edilir.
  1. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
3-Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir.
  1. Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgili olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz.
  2. Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma, memurlara veya gerçek tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, tüketici sorunları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat daire amirleri tarafından imzaya sunulur.
  3. Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten veya vekâleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri Kaymakamlığa yapılır. Kaymakam tarafından havale edilirler. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu tür yazıları Kaymakama yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar.
 
  1. KAYMAKAM TARAFINDAN AÇILACAK VE HAVALE EDİLECEK YAZILAR:
Kaymakam tarafından açılacak ve havale edilecek evraklar şunlardır;
  1. "Gizli", " Çok Gizli", "Kişiye Özel" ve "...isme..." yazılarla şifreler, Kaymakam tarafından bizzat açılır, havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır. Gizli kaşeli olanların dışındakilerin kaydı özel büroda tutulur.
 
  1. KAYMAKAM TARAFINDAN HAVALE EDİLECEK YAZILAR:
Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;
  1. Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığına bağlı kuruluşlardan, TBMM Başkanlığı ve
    TBMM'nin Birim ve Komisyonlarından, Başbakanlık, Bakanlıklar ile müstakil Genel Müdürlüklerden ve Valilikten gelen bütün yazılar,
  2. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler,
  3. Her türlü atamayı, yer değişikliğini, görev değişikliğini ve görevlendirme taleplerini içeren dilekçeler,
  4. Birim Amirlerinin, Müdür Yardımcılarının, Şube Müdürlerinin, Başhekim, Başhekim
    Yardımcısı, Halk Eğitim Merkezi Müdürü, Okul Müdürleri gibi müstakil kurumların 1. ve 2. Derecen yöneticilerinin atama emirleri,
  5. Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar,
  6. Garnizon Komutanı imzasıyla gelen yazılar,
  7. Yargı organlarından gelen yazılar,
 
  1. KAYMAKAM TARAFINDAN İMZA EDİLECEK YAZILAR :
 
  1. Valilik Makamına veya diğer Valilik ve Kaymakamlıklar, Genel Müdürlükler ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve ( acil hallerde ) doğrudan Bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,
  2. Prensip, yetki uygulama, usul ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
  3. Birimlere gönderilecek direktifler, tamimler ve genelgeler,
  4. Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,
  5. 4483 Sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili her türlü yazılar,
  6. 3091 Sayılı Yasa ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen " Müdahalenin Men'i" "Talebin Reddi" kararları ve yazıları,
  7. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar,
  8. Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar,
 
  1. KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR:
 
  1. Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar,
  2. Muhtemel olayları önleme ve müdahale planlarına, toplantı ve gösteri yürüyüşü yapılacak yerlerin tespit ve ilanına, kamulaştırma yasası gereği "Kamu Yararı" varlığına, umumi hıfzıssıhha yasası gereğince yapılacak uygulamalara vb. işlemlere ilişkin onaylar,
  3. Memurların atama, yer değiştirme, görev yerlerinin belirlenmesi, istifa, emeklilik işlemlerine ait onaylar,
  4. İdare şube başkanları ve yardımcı durumda olanlar ile Başhekim, Halk Eğitim Merkezi Müdürü, okul müdürleri ve bunların yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan 1. ve 2. derece idarecilerin senelik, mazeret ve hastalık izinlerine ait onaylar ile sağlık izinlerini çalıştıkları mahal dışında geçirmeleri onayları,
  5. Her türlü vekâlet onayları,
  6. İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair
    onaylar,
  7. Birimlere ait yıllık izin planlarının onayları,
  8. Memurlar hakkında soruşturma, Görevden uzaklaştırma, göreve iade kararları,
  9. 4483 sayılı Yasa hükümleri ve/veya disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve muhakkik (ön incelemeci) görevlendirilmesine ilişkin her türlü onaylar,
  10. Memurların (20) günden fazla yıllık izin onayları ile (3) günden fazla sağlık izin onayları.
  11. İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formlarının onayları, kurum amirleri tarafından,
  12. Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı  Kanunu, 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyetleri Kanununa ve 2803 sayılı Jandarma Teşkilat, Görev ve Yetkileri Kanunu vb. ilgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları,
  13. Personelin geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri,
  14. 3091 Sayılı Yasa uygulaması ile ilgili tüm onaylar,
  15. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme, inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb.her türlü yazılar.
  16. Askeri Makamlarla yapılan her türlü yazışmalar,
  17. Hizmetlerin anlatılmasına yönelik dahi olsa basına verilecek her türlü bilgi, yazı ve düzeltme metinleri,
  18. Vatandaşlarımızın yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar.
  19. Umuma açık yerlerde verilecek ruhsatların ön işlemlerinin hazırlanması aşamasında belediyeler ve Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığına yazılacak yazılar;
  1. Görüş bildirme yazıları,
  2. Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar,
  1. Ataması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları,
  2. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,
  3. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar,
  4. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,
  5. Kişiye özel, gizli ve gizlilik dereceli yazılar,
  6. Sivil Savunma ile ilgili yazılar,
  7. Görevlendirme yazıları,
  8. Komisyon kararları,
  9. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,
 
  1. YAZI İSLERİ MÜDÜRÜNÜN " KAYMAKAM ADINA" İMZALAYACAĞI YAZILAR:
 
  1. Gelen-Giden Evrak Havale İşlemleri:
 
  1. Kaymakamlığa gelen "gizli", "çok gizli", "kişiye özel", "isme", yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.
  2. "İvedi", "Çok İvedi", "Günlü" ibareli yazılar ile (Telgraf, teleks, faks, telefakslar gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.
  3. Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır. Kaymakam dışında yapılan havalelerde herhangi bir mukteza tayin edilemez.
 
 
 
  1. İmza İşlemleri:
 
Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından "Kaymakam Adına" imza edilir.
  1. 2022 sayılı Kanuna göre yapılacak başvuru ve yazışmalar,
  2. Muhtar ve İhtiyar Meclisi Üyeleri, Çiftçi Malları Koruma Başkanlığı Yönetim Kurulu üyelerinin imzalarının tasdikleri,
  3. Kaymakamın ilçe dışında olması ve hemen dönmesi mümkün görülmeyen zamanlarda, ilçeye dönmesinden itibaren yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
  4. Mahalle   muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar,
  5. İkamet ettiği  mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiş olmak kaydıyla, Kredi Yurtlar Kurumuna, Başbakanlık Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya Üniversitelere verilmek üzere öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik "Meslek Beyan Belgeleri",
 
  1. BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR:
 
  1. Birim Amirlerine Doğrudan Gelen Yazılar:
 
  1. Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen
    kurallar çerçevesinde ( ihbar, şikayet, atama vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.(İlgili yazının bir örneği bilgi amaçlı Kaymakamlık Makamına da yazılır.)
  2. Birim amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile
    gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler.
  3. Ön incelemeyi gerektiren durumlarda Birim Amirleri tarafından memurları ile ilgili ön inceleme onayı alınması halinde alınan ön inceleme onayları ve ilgili dilekçenin bir örneği Yazı İşleri Müdürlüğüne yazılı olarak bildirilir.
  4. Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat Başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.
 
  1. Birim Amirlerinin " Kaymakam Adına" İmzalayacağı Yazılar:
 
Birim Amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları " Kaymakam Adına" imza ederler;
  1. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve
    bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar,
  2. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi
    istenmesi, teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar,
  3. Mevzuat ve bu yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen
    yazılar,
  4. Yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü,
    ilanı, ilgili kişi, bu yönergede istisnaları belertilmiş (İlçe içi eş ve ast ) kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar,
  5. Memurların 20 güne kadar (20 gün dahil ) yıllık izin onayları ve 3 güne kadar (3 gün dahil)  sıhhi izin onayları,
  6. İlçe İçerisinde hizmet aracı görevlendirilmesi,
 
  1. Birim Amirlerinin Yıllık İzinlerini Kullandırmada Göz Önünde Bulundurmaları Gereken Hususlar:
 
Birim Amirleri yıllık ve mazeret izinlerini kullandırırken aşağıdaki hususları göz önünde bulundururlar;
 
  1. Hizmetlerin her hal ve şartta aksatılmadan yürütülmesi esastır. Bu amaçla; İşi aksatmayacak şekilde yıllık izinlerin kullandırılması,
  2. Aynı şekilde izne çevrilmiş sağlık raporunu çalıştığı mahal dışında geçirmek isteyen memurlar ve birim amirleri Mülki Amirden yazılı onay almadan görev yaptıkları yerin mülki hudutlarını terk etmeyeceklerdir.
  3. Gerek izinleri, gerek mazeret izinlerinin ve gerekse sağlık raporlarının alınması ve kullanılmasında Birim Amirleri son derece titiz davranmak, şüpheli durumlarda derhal yasal işlem yapmakla mükelleftirler.
 
  1. İLCE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜNÜN "KAYMAKAM ADINA" İMZALAYACAĞI DİĞER YAZILAR:
 
İlçe Milli Eğitim Müdürü bu Yönergenin 13. ve 14. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemleri yapar;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   
  1. İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait
    yazışmalar,
  2. İlçemizdeki eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları
    ile ilgili yazışmalar,
  3. Parasız Yatılılık ve Bursluluk Sınavı ile ilgili yazışmalar,
  4. Sadece kendi muadil ve astlarına hitaben yazılar yazıyor ise öğrenci nakilleri,
    devamsız öğrenciler vb. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,
5.Halk Eğitim Müdürlüğünün bilgilendirmeye yönelik ve istatistiklere ait yazışmaları,
 
  1. YÖNERGEDE BULUNMAYAN HÜKÜMLER:
 
Bu Yönerge'de tadat, tasnif ve tarif edilmeyen hususlarda acil durumlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakam’ın emrine göre hareket edilir, daha sonra eksikliklerle ilgili düzenleme yapılır.
 
J)UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER:
 
a) Kaymakam onayına sunulacak yazılar ile bunlann imzasıyla yapılacak yazışmalarda bizzat ilgili kurum amirince teklifte bulunacak veya parafe edilecektir.
b) Mahalle Muhtarlıkları Valilik ve Bakanlıklarla olan yazışmalarını Kaymakamlık kanalı ile yapacaklardır.
c) Bu Yönerge, tüm memurlara imza karşılığında okutturulacak ve Yönerge'nin bir örneği her memurun masasında her zaman başvurmaya hazır şekilde bulundurulacak.
d) Birim Amirleri personelini bu konuda hizmet içi eğitime tabi tutacaklardır.
e) İmza Yetkileri Yönergesi' nde belirlenen herhangi bir hükme aykırılık halinde evrak sıralı Amirlerce iade edilecektir.
 
K)İÇ YÖNERGE:
 
a) İhtiyaç duyulan birimler bir ay içerisinde Kaymakam onayı alınarak bu Yönerge doğrultusunda "İç Yönerge" hazırlarlar.
b) İç Yönerge, Kaymakam onayı ile yürürlüğe girer. Bir örneği İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü'ne gönderilir.
 
L)YÜRÜRLÜK:
 
a) Bu Yönerge ile Çat Kaymakamlığı'nın 24.10.2014 tarihli İmza Yetkileri ve Yetki Devri
Yönergesi ve tadilleri ile ayrıca buna dayalı olarak çıkartılan tüm İç Yönergeleri yürürlükten kaldırılmıştır.
b) Bu Yönerge hükümlerini Çat Kaymakamı yürütür.
c) Bu Yönerge 05.01.2017 tarihinde yürürlüğe girer.
                                                                                                                            
                                                                                                                      Saadettin DOĞAN
       Kaymakam
 
 
DUYURULAR